POLÍTICA DE PRIVACIDADE
LGPD
1 - Introdução
Esta serventia, pautada pela boa-fé e estrita observância aos termos da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD), vem apresentar e esclarecer, através desta Política de Privacidade, as diretrizes, princípios, normas e compromissos aplicados ao tratamento de dados pessoais em todas as operações realizadas na prestação de serviços notariais e registrais, independentemente do meio ou país onde os dados sejam armazenados ou tratados, assumindo o compromisso com a privacidade, a integridade e a segurança no tratamento dos dados sob sua guarda, enquanto no papel de Controlador de Dados.
2 - Termos utilizados
- ANPD - Associação Nacional de Proteção de Dados, órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados em todo o território nacional.
- Titular - Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento. Os titulares podem ser desde usuários, colaboradores, até parceiros de negócio.
- Consentimento - Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.
- Controlador - Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que tem competência para tomar decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
- Dado anonimizado - É o dado relativo a um titular que não pode ser mais identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis na ocasião de seu tratamento.
- Dado pessoal - É qualquer informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável.
- Dado pessoal sensível - Dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
- Encarregado ou “DPO” (Data Protection Officer) - Pessoa indicada pelo controlador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a ANPD.
- Eliminação - Exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado.
- Operador - Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.
- Terceiro - Pessoa física ou jurídica, autoridade pública, agência ou organismo que não seja o titular dos dados, controlador, operador e pessoas que, sob a autoridade direta do controlador ou operador, estão autorizadas a tratar dados pessoais.
- Tratamento de dados pessoais - Toda a operação realizada com o dado pessoal, tais como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento,arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle da informação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
- Segurança da informação - Medidas técnicas e administrativas aptas a assegurar a disponibilidade, a integridade, a confidencialidade e a autenticidade da informação.
3 - Princípios
As diretrizes para o tratamento de dados foram estabelecidas de acordo com Arts. 1º, 2º e 6º da Lei nº 13.709, de 2018 que preconiza, fundamentalmente, que as atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e estar de acordo com os princípios abaixo:
I - Finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;
II - Adequação: compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;
III - Necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados;
IV - Livre acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;
V - Qualidade dos dados: garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
VI - Transparência: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial;
VII - Segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
VIII - Prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais; IX - Não discriminação: impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;
X - Responsabilização e prestação de contas: demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas. Estes princípios devem ser respeitados e seguidos no tratamento de dados por todos os agentes de tratamento da serventia.
4 - Finalidades
A serventia coleta e utiliza dados pessoais mediante o consentimento dos titulares ou, sempre que aplicável, através de meios diversos, por obrigação legal, regulatória e contratual.
A finalidade do tratamento de dados pessoais é viabilizar a prestação de serviços notariais e registrais, de acordo com os diferentes contextos da serventia, para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades, conforme apresentado abaixo:
4.1 Prestação de serviços notariais e registrais
O tratamento de dados para a realização das atividades notariais e registrais é realizado através da prestação de serviços de organização técnica e administrativa, em conformidade com o Art. 1º da Lei nº 8.935/1994, garantindo publicidade, autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos realizados.
Os dados pessoais coletados e utilizados são providos diretamente pelos usuários, colaboradores, prestadores de serviços e outros interessados, com finalidades claramente definidas e consentidas pelos titulares.
Consideram-se inerentes ao exercício do ofício os atos praticados por força de previsão nas legislações específicas, conforme apresentado a seguir:
I – os atos de habilitação de casamento, registro, averbação, anotação, escrituração de livros de notas, reconhecimento de firmas, autenticação de documentos;
II - as comunicações para unidades distintas, visando as anotações nos livros e atos nelas mantidos;
III - os atos praticados para a escrituração de livros previstos em normas administrativas;
IV - as informações e certidões;
V - os atos de comunicação e informação para órgãos públicos e para centrais de serviços eletrônicos compartilhados que decorrerem de previsão legal ou normativa.
Dados pessoais para a prestação de serviços notariais e registrais podem incluir, dentre outros:
• dados cadastrais, como nome, profissão e estado civil;
• dados de contato, como endereço de e-mail, endereço postal e número(s) de telefone(s);
• dados financeiros, como informações bancárias;
• dados sensíveis como origem racial ou étnica, filiações a sindicatos e outros, conforme aplicável;
• quaisquer outros dados pessoais que se façam necessários para fins da prestação de serviços, sempre terão como finalidade cumprir obrigações legais ou regulatórias às quais possamos estar sujeitos.
4.2 Processos seletivos e de contração de pessoas
A realização de processos seletivos, para fins de recrutamento de colaboradores e geração de oportunidades de trabalho na serventia, implica na coleta de dados pessoais dos candidatos interessados em participar. As informações podem incluir documentos de identificação, currículos, históricos acadêmico e profissional, informações de contato e outros considerados aplicáveis. Os dados coletados para esse fim são utilizados especificamente para tal.
Quando um candidato é selecionado e contratado, são mantidos os documentos iniciais do processo de recrutamento e seleção e outros dados pessoais são coletados, em conformidade com os requisitos legais aplicáveis.
4.3 Website institucional
Os dados pessoais coletados através do website têm como finalidades:
• disponibilizar o contato profissional desta serventia;
• responder às solicitações e consultas formuladas pelos usuários;
• divulgar notícias informando sobre assuntos de relevância, apresentar conteúdos que possam contribuir para manter os usuários e demais partes interessadas atualizados sobre nossas atividades;
• verificar a proteção dos ambientes virtuais contra erros e fraudes;
• cumprir obrigações legais, normativas e regulatórias, quando aplicáveis.
5 - Consentimento
Os dados pessoais são tratados por esta serventia a partir do consentimento dos titulares, sempre que aplicável. O consentimento é a manifestação livre, informada e inequívoca pela qual é autorizado à serventia o uso dos mesmos.
O consentimento será obtido de forma específica para cada finalidade acima descrita, evidenciando o compromisso de transparência e boa-fé para com os titulares dos dados e demais partes interessadas, seguindo as regulações legislativas pertinentes.
Ao utilizar os serviços desta serventia ou fornecer dados pessoais para quaisquer outros fins, os titulares estarão cientes e consentindo com as disposições desta Política de Privacidade, além de conhecer seus direitos e como exercê-los. A qualquer tempo poderão revogar seu consentimento.
É importante destacar que a revogação do consentimento para o tratamento dos dados, poderá implicar na impossibilidade da continuação das atividades para as quais foram explicitamente solicitados. Tais consequências sempre serão informadas previamente.
6 - Direitos do titular
Esta serventia está comprometida com os direitos dos titulares de dados sob seu tratamento, através de:
I - Confirmação da existência de tratamento;
II - Acesso aos dados;
III - Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
IV - Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou não conformes com o disposto na LGPD;
V - Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;
VI - Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, exceto nas hipóteses previstas no art.16 da Lei Geral de Proteção de Dados;
VII - Informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;
VIII - Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
IX - Revogação do consentimento.
Obs. Dados dos livros de Registro Civil e Notas, por seu interesse público, não poderão ser anonimizados, bloqueados ou eliminados, sob pena de comprometer o arquivo público destinado a conferir sua veracidade.
• Como o titular dos dados pode exercer seus direitos
O titular dos dados pessoais deve entrar em contato com o Encarregado de Tratamento de Dados, através do e-mail dpo@serventia.com.br.
De forma a garantir a correta identificação do titular dos dados pessoais objeto da solicitação, é possível que seja necessária a solicitação de documentos que comprovem a identidade do mesmo, o que será informado previamente, se for o caso.
7 - Como e por quanto tempo dados pessoais são armazenados
Os dados pessoais coletados serão utilizados e armazenados durante o tempo necessário para que as finalidades elencadas na presente Política de Privacidade sejam atingidas, considerando os direitos dos titulares dos dados e do controlador.
O prazo de armazenamento dos dados pessoais coletados depende do propósito e da natureza do tratamento dos dados. Os dados serão tratados pelo período necessário para:
I - Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
II - Transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos na lei Geral de Proteção de DaDOS; ou
III - Uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro e desde que anonimizados os dados.
É importante salientar que a inutilização e eliminação de documentos nos cartórios extrajudiciais deve ocorrer em conformidade com a Tabela de Temporalidade de Documentos prevista no provimento n. 50, de 28 de setembro de 2015, da Corregedoria Nacional de Justiça.
8 - O que fazemos para manter a segurança dos dados pessoais
A proteção da informação é realizada em estrita observância à Lei Geral de Proteção de Dados, em seu art. 6º, inc. VII, quanto “a utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, bem como ao Provimento 74, de 31/07/2018 – CNJ, que “dispõe sobre os padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências”
Em caso de incidente de segurança que envolva dados pessoais, a ocorrência será comunicada ao Juiz Corregedor Permanente, à ANPD e ao titular, quando envolver risco ou dano relevante.
9 - Com quem os dados pessoais podem ser compartilhados
O compartilhamento de dados pessoais para cumprimento das finalidades apresentadas nesta Política de Privacidade é realizado com:
a) Órgãos públicos, por “pressuposto da lei ou ato normativo do órgão solicitante, convênio ou outro instrumento formal com objeto compatível com as atribuições e competências legais da atividade notarial e registral”. Ressaltamos que a publicidade faz parte da natureza e dos fins dos serviços notariais e registrais, em conformidade com o art. 1º da Lei nº 8.935/94;
b) Centrais de serviços eletrônicos - de acordo com o Capitulo X, Art. 23, do Provimento 134 do CNJ, devendo as centrais observar a adequação, necessidade e persecução da finalidade dos dados a serem compartilhados, bem como a maior eficiência e conveniência dos serviços registrais ou notariais ao cidadão;
c) Transferência internacional de dados pessoais - pode ser realizada com fundamento nas bases legais e nos termos da legislação vigente;
d) Parceiros comerciais e fornecedores – que estão autorizados a utilizar dados pessoais somente para os fins específicos contratados, como por exemplo: sistemas de TI, serviços em nuvem, serviços relativos a folha de pagamentos e recursos humanos, dentre outros relacionados às finalidades já especificadas.
10 - Cookies ou dados de navegação
Através de nosso site, podemos fazer uso de tecnologias como cookies e outros dados de navegação, de forma a monitorar: Funcionalidade: armazenamento das preferências definidas pelos usuários como nome da conta, idioma e localização.
Desempenho: coletar informações sobre como os usuários interagem com o site, incluindo quais páginas são mais visitadas, bem como outros dados analíticos. Esses detalhes são usados apenas para melhorar o funcionamento do site.
Rastreio: são definidos por redes confiáveis de terceiros (por exemplo, Google Analytics) para rastrear detalhes como o número de visitantes únicos e exibições de página, de forma a ajudar a melhorar a experiência do usuário.
O usuário pode, a qualquer tempo e sem nenhum custo, alterar as permissões, bloquear ou recusar o uso destas tecnologias. Para gerenciar o uso destas ferramentas, basta fazê-lo diretamente nas configurações do navegador, na área de gestão de cookies.
Para maiores esclarecimentos, entrar diretamente no link: www.serventia.com.br ou falar com o encarregado de dados através do e-mail dpo@serventia.com.br
11 - Revisão da política de privacidade
Esta Política de Privacidade poderá ser alterada a qualquer tempo caso haja necessidade. Por isso, recomendamos que seja consultada com regularidade e verificada a data de modificação.
12 - Responsabilidade
Esta serventia prevê a responsabilidade dos agentes que atuam nos processos de tratamento de dados, em conformidade com os Arts. 42 ao 45 da Lei Geral de Proteção de Dados.
Declaramos estar comprometidos a atender quaisquer providências que, eventualmente, sejam solicitadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados em relação ao tratamento de dados realizado por nós realizado.
• Isenção de responsabilidade Não nos responsabilizamos por:
I - Quaisquer consequências decorrentes da negligência, imprudência ou imperícia dos usuários em relação a seus dados individuais. Garantimos e nos responsabilizamos apenas pela segurança dos processos de tratamento de dados e pelo cumprimento das finalidades descritas no presente instrumento;
II - Ações maliciosas de terceiros, como ataques de hackers, exceto se comprovada conduta culposa ou deliberada desta serventia. Na eventual ocorrência de incidentes de segurança que possam gerar risco ou dano relevante para titulares ou outros usuários, os afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados serão informados de imediato e serão cumpridas todas as providências necessárias;
III - Inveracidade das informações inseridas pelo usuário nos registros necessários para a utilização de nossos serviços; quaisquer consequências decorrentes de informações falsas ou inseridas de má-fé são de inteira responsabilidade do usuário.
13 - Encarregado de proteção de dados
Em cumprimento ao art. 5º, inc. VIII da LGPD, e observadas as condições estabelecidas no Provimento 134/2022 do CNJ, disponibilizamos para todas as partes interessadas um Encarregado de Dados, responsável por:
I - Aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências (art. 41, § 2º, inc. I);
II - Receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências (art. 41, §2º, inc. II);
III- Orientar os colaboradores e os contratados da serventia a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais (art. 41, § 2º, inc. III);
IV- Executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares (art. 41, § 2º, inc. VI).
Para esclarecimento de dúvidas desta Política de Privacidade ou sobre os dados pessoais que tratamos, entre em contato com o nosso Encarregado de Proteção de Dados Pessoais através de seu e-mail:
[Nome do Encarregado (CPF do Encarregado)]